Система автоматизации бизнеса - это информационная среда, предназначенная для размещения, хранения и обработки помещенных в нее данных. Как размещение, так и обработка могут выполняться либо оператором, либо автоматически - в соответствии с заложенными алгоритмами. Результаты этих действий могут быть представлены в различном виде: таблицы, документы, отчеты, экранные формы и т.п.
Автоматическая обработка возможна только тогда, когда такие действия починяются строгому алгоритму и есть доступ к данным, необходимым для совершения этих действий. Если исчерпывающего алгоритма не существует, то полностью автоматизировать такой процесс нельзя.
В зависимости от того, что представляет собой ваш бизнес, практически все процессы, которые можно подробно описать с точки зрения последовательности действий, можно автоматизировать. Эта среда в идеальном случае описывает логику и технику тех бизнес-процессов, для которых она спроектирована. Она способна только упростить, ускорить и помочь упорядочить то, что происходит на практике, но чудес от нее ожидать не стоит. Это всего лишь инструмент. И извлечь из него пользу предстоит менеджменту и сотрудникам компании-пользователя.
Благодаря совершенствованию управления и внедрению систем автоматизации, например, за ХХ век производительность физического труда, по некоторым оценкам, выросла в 60 раз. Не сложно заключить, что такое стремительное развитие было причиной снижения себестоимости продукции или услуг, что делало их доступными все более широкому кругу потребителей. Действительно, автомобили, телевизоры, видео и компьютеры наглядно демонстрируют это в потребительском секторе.
Компании, исповедовавшие консервативный подход к происходящему на рынке, не желавшие соответствовать его требованиям и меняться вместе с ним, теряли возможность конкурировать с каждым днем.
Трудно переоценить роль систем автоматизации в современном бизнесе. В случае удачного решения компания приобретает мощный инструмент, способный объединить в едином информационном поле деятельность многих сотрудников, автоматизировать многие операции, ускорить и упорядочить документооборот, упростить учет, расширить возможности анализа, ускорить и сделать более обоснованным принятие решений и многое другое. После такого внедрения сотрудники очень быстро привыкают к тому, что необходимые данные всегда под рукой, не нужно больше тратить много времени на отчеты и анализ, оформление документов происходит гораздо легче и быстрее и можно направить свои силы на производительный труд.
В свое время одной из таких систем стали арифмометры, освободившие своих владельцев от необходимости тратить время и деньги на совершение большого числа простых арифметических действий. Нынешние системы автоматизации бизнеса выполняют не только роль калькуляторов: они, при определенных условиях, могут самостоятельно принимать решения, выполняя роль экспертных систем.
Сегодня активно используются все средства, способные продвинуть бизнес хоть немного далее конкурентов или, хотя бы позволяющие от них не отстать. И очень скоро то, что было доступно одной компании, становится доступно другой. Увы, технологии, которые позволяли гигантам бизнеса прошлого века десятилетиями чувствовать себя надежно защищенными от конкурентов, сегодня сами стали предметом торговли и доступны любому, готовому заплатить. Строительство самых оснащенных современных заводов не представляет никакой сложности. Получение доступа почти к любой информации - скорее всего вопрос денег.
Существуя в конкурентном мире, мы вынуждены постоянно думать не только о новых востребованных продуктах, технологиях или услугах, но и об управляемости бизнеса, себестоимости его продуктов или услуг и многих других вещах. Система автоматизации - не просто прихоть технократов или модная игрушка. Это совершенно необходимый инструмент почти для любого бизнеса, позволяющий этому бизнесу соответствовать среде, в которой скорость реакции, себестоимость и управляемость являются жизненно важными.
Действительно, внедрение системы автоматизации, особенно если компания относительно велика, является не очень простым делом.
Открываются перспективы развития. Загруженность руководства компании рутинными вопросами уменьшается. Вам становится легко доступна необходимая объективная информация в любое время и за любой период с момента начала ведения данных. У вас появляется больше времени для движения вперед и развития бизнеса при одновременном глубоком его контроле.
Мы намеренно не используем терминологию, часто вводящую в заблуждение не только пользователей, но и самих продавцов. OCTOPUS может быть системой ERP-класса, то есть обеспечить реализацию предприятием стратегии ERP, как и любой другой, впрочем. Если ваше предприятие нуждается в автоматизации конкретных процессов и понятно, как это наилучшим образом сделать, система позволяет это получить. И не важно, как это называется и насколько соответствует стандартам. Главное, что вы получаете – наилучшее решение, которое подходит именно вам. Более того, если ваша стратегия кардинально изменится завтра, система может быть очень быстро адаптирована к вашим новым потребностям без потери производительности и надежности.
Мы с уважением относимся к различным бизнес-стратегиям, но считаем, что приведение бизнеса к жестким стандартам не всегда приводит к положительным результатам.
Как выбирают поставщика - принцип "меньшего зла":
Покупка услуг (а система автоматизации - это скорее услуга, чем товар) отличается от покупки товара прежде всего тем, что вы вынуждены покупать то, что нельзя или трудно оценить до покупки. Ведь услугу можно оценить только после того, как ее оказали. Покупка системы автоматизации осложняется еще оправданной боязнью, что реальный результат, который вас ожидает может сильно отличаться от того, который видится .вам. В ситуации выбора поставщика услуги человек подсознательно стремится избежать неудачи, а не получить самое лучшее. Если же удается получить лучшее - это просто рассматривается как удача. Этот принцип легко продемонстрировать примером:
Предположим, вы сильно проголодались и перед вами стоит выбор: забежать в известный ресторан быстрого питания, в шашлычную "Ромашка", пельменную-рюмочную или экзотический ресторан "Деликатесы устья реки Мгамбы". Большинство пойдет в ресторан фаст-фуд. И сделают это даже зная о сомнительной полезности такой пищи. В ситуации такой неопределенности люди выбирают пищу общеизвестного качества, зная, что, по крайней мере, они не будут сидеть в туалете через час. Вполне возможно, в другом заведении вы получили бы лучшую, более здоровую и дешевую пищу, но есть вероятность испортить остаток дня.
Когда мы видим информацию о том, что такую-то систему выбрали сотни тысяч предприятий - для нас это сигнал о том, что это неплохое решение. И это работает. Особенно, если нет сил и времени детально изучать варианты. Люди часто покупают нечто массовое качеством ниже среднего по этой причине. Но если дело касается выбора системы автоматизации - дело обстоит серьезнее, чем при выборе ресторана. От этого выбора зависит качество работы бизнеса, а иногда и сама способность выполнять эту работу. Посвятите время и силы анализу предложений и вы сможете выбрать оптимальное решение.
Поставщики - разработчики и интеграторы:
Многие считают известный продукт крупной фирмы синонимом надежности. Такая фирма более устойчива, а значит, обеспечит необходимый сервис и не обанкротится через месяц. В известной степени это так, но… Разработчики чаще всего предлагают на рынке некий скелет + конструктор или язык, позволяющий адаптировать систему под заказчика. То есть они поставляют на рынок "лопаты". А "копают" этими "лопатами" (то есть работают с заказчиками) другие компании - интеграторы, часто сами являясь маленькими предприятиями, очень зависимыми от разработчика и рынка. Они, работая с заказчиком, привносят свою субъективную логику в доработку продукта, так что часто один интегратор с большим трудом может разобраться в том, что и как сделано другим.
Такая ситуация очень мало отличается от приобретения менее известного продукта с открытым кодом у компании, совмещающей функции разработчика и интегратора.. Какая принципиальная разница между языком одного разработчика и языком другого? При наличии элементарного описания любой квалифицированный программист с успехом разберется с любым из них.
Плюс обоих этих решений заключается в том, что в них разработчиком уже описаны базовые функции любого бизнеса: клиенты, поставщики, товары или услуги, счета, накладные, платежные документы, складской учет и многое другое. Таким образом, нет необходимости каждый раз писать эти вещи для нового клиента, а можно заниматься настройкой системы под его индивидуальные особенности, пользуясь заложенными для этого разработчиком возможностями. Упрощенно, за такую "заготовку" и получает свои деньги разработчик. Интегратор занимается поиском клиента, настройкой системы и ее поддержкой. И это его хлеб.
Принимая во внимание возможные варианты решения задачи автоматизации, стоит помнить о том, что дело вам придется иметь с людьми, а не программами. И от этих людей зависит качество решения и ваша уверенность в том, что вы не ошиблись. Есть свои плюсы и минусы в любом решении: ни обращение к крупной компании, ни к небольшой еще само по себе не есть гарантия качества. Присмотритесь, при прочих равных условиях, к людям, которые, возможно, будут с вами работать. Кто вы для них? Хотят ли они сделать для вас все возможное?
Сегодня нет уникальных систем автоматизации бизнеса, доступных только избранным. Нет и секретных ноу-хау в этой области, применение которых, само по себе, выводит отдельные компании в недосягаемые лидеры.
Это происходит потому, что система автоматизации может лишь облегчить, ускорить и упорядочить работу сотрудников, быстро и эффективно выполняя громоздкие и повторяющиеся задачи, возложенные на нее при внедрении. Но она не может сама организовать работу или принять важные стратегические решения.
Кроме того, это противоречит самой сути рынка программного обеспечения: если есть удачное решение - оно должно приносить разработчикам деньги и, следовательно, выводится на рынок. Но, справедливости ради, нужно сказать, что грамотное применение средств автоматизации позволяет получить некоторое преимущество перед конкурентами, но только в комплексе с грамотной организацией работы и только, как элемент такой организации.
Сегодня существует достаточно большое число средств разработки, грамотных программистов и постановщиков задач, чтобы почти любая компания была способна создать собственную систему автоматизации бизнеса, как нельзя лучше подходящую именно ей. Однако, следует иметь в виду, что такая работа - целый отдельный проект, требующий множества ресурсов: людей, денег и, прежде всего, времени. Это все равно, что производить для своих нужд писчую бумагу, авторучки, автомобили или мобильные телефоны. В принципе, возможно все. Но зачем?
Какие системы есть на рынке?
На рынке в настоящее время представлено великое множество различных программ и решений на любой вкус и цвет. Существуют электронные таблицы, простенькие программы для учета товара и денег, готовые решения для розничных компаний, автосервисов, парикмахерских и т.д., бухгалтерские продукты и гибкие многофункциональные системы. Единственное, чего нет - абсолютно универсального решения, подходящего всем.
Стоимость одного рабочего места может составлять от 20 долларов до нескольких тысяч. Эти программы или решения выполняют для покупателей ту или иную работу. И в той или иной степени удовлетворяют пользователя.
Что предпочесть?
Если вы начали несложный бизнес "с нуля" и пока не очень видно, как быстро и во что он разовьется, недорогая программа начального уровня, рассчитанная на очень простой учет, небольшое количество операций и не слишком гибкая в настройках вполне может себя оправдать. Вы сразу или через какое-то время заметите неудобства, связанные с ее использованием, но до определенного момента сможете с ними мириться.
С развитием бизнеса, скорее всего, вам потребуется более совершенный инструмент, который позволит вести не только примитивный учет товара, но и облегчит работу бухгалтеру. Затем появится необходимость объединения нескольких компьютеров в сеть, чтобы обеспечить доступ к программе нескольких сотрудников. Возможности и такой системы тоже будут исчерпаны.
Возникнет необходимость более гибкой настройки программы под ваш бизнес, так как усложняется оформление документов, увеличивается их количество, меняются требования к учету. И здесь наступает момент, когда имеющаяся система перестает справляться с возложенными на нее обязанностями. Все возрастающий объем документов требует все более совершенного "железа", которое с трудом "ворочает" потяжелевшую базу данных. Функции, которые стали логичными, очень желательными или жизненно необходимыми не могут быть отражены на практике. Сведение отчетов в Excel, запаздывание данных и их недостаточность приводит к регулярным ошибкам и все это начинает не только тормозить ваш прогресс, но и реально снижать уже достигнутую прибыльность. Наступает момент, когда вы начинаете думать о серьезном инструменте, который позволит вам развивать бизнес без оглядки на такой "якорь". Рано или поздно, вам необходимо будет иметь в своем распоряжении систему, которая развяжет вам руки.
Возможных решений существует довольно много. Но это множество сильно усложняет проблему выбора. Ведь пока вы не начали работать в новой системе, невозможно определить, насколько она хороша на практике. Конечно, кто-то, имеющий специальные знания и опыт, может с большей вероятностью определить лучший продукт применительно к вашей задаче, но и специалисты нередко ошибаются. И причиной тому одно обстоятельство: наряду с техническими возможностями системы важнейшим фактором является выбор поставщика, который в огромной степени определяет успех дела. Его квалификация и честное отношение к вам, при прочих равных условиях, часто предопределяет результат.
Кстати, немаловажно понимать, что в основе любого продукта лежит идея: для чего он создан. Именно идеология определяет изначально возможности продукта и направление его развития в будущем, поскольку она формирует весь его "скелет", вокруг которого и "навешивается" функциональная часть. Идеология продукта неизбежно накладывает ограничения, которые становятся особенно заметными в будущем.
Если заглянуть в историю ПО для бизнеса в России, то станет понятно, что подавляющее большинство его имеет в своей основе бухгалтерскую программу. Ведь именно с них все и началось, а уже на их основе и создавались нынешние продукты. На первый взгляд, а иногда и на второй, это логично и хорошо. Но на третий уж точно становится понятно, что недостатков в этом больше, чем достоинств. Бухгалтерия не является центральным элементом бизнеса, если только ваш бизнес не бухгалтерия. Ее функция важна, но она лишь контрольно - описательная. Главная роль в компании должна принадлежать тем элементам, которые реально производят добавочную стоимость, то есть зарабатывают деньги. И если это является главным фокусом системы - очень хорошо. Бухгалтерия же должна иметь полные, точные данные в требуемом виде и средства их обработки и представления. Ее требования должны быть соблюдены и ей, безусловно, тоже должно быть хорошо и удобно. Но отталкиваться от требований бухгалтерии при построении системы, на наш взгляд, крайне ошибочно.
Выбор платформы и архитектуры.
От этого выбора зависит очень многое: производительность системы (скорость и объем обработанной информации в единицу времени), надежность, возможности по дополнительным настройкам и изменениям, требования к оборудованию и т.д.
Так, размер вашего бизнеса и его специализация определяют основные параметры системы. Магазин или контейнер на рынке, три человека и один компьютер - одна история, двадцать филиалов в разных городах, продающих средства гигиены - другая, биллинговая компания, обрабатывающая ежедневно в режиме реального времени тысячи и десятки тысяч документов - третья. Оценка реальных потребностей бизнеса сегодня и принятие во внимание оптимистичного прогноза его развития в близком (2-5 лет) будущем поможет правильно определиться с выбором, сэкономить средства с одной стороны и не потерять с другой.
Средства и ресурсы, в том числе людские, которыми вы обладаете, могут повлиять на выбор. В какой-то ситуации лучше ограничиться относительно простыми и недорогими решениями или модульными системами, позволяющими наращивать и настраивать их гибко с ростом и изменением бизнеса. Тогда вы можете перенести принятие решения на более поздний период. Это оправдано, если, например, будущее вашего бизнеса очень туманно для вас сегодня, но существующая ситуация не позволяет оставить все как есть.
Работайте, не как лидеры, а как лучше.
Если ваша компания пока не велика, совсем не обязательно копировать стиль и методы лидеров вашего сектора. Кое-что, возможно и стоит подсмотреть у них. Но не все. Стиль и методы работы больших компаний далеко не всегда подходят для небольших. Если бы методы лидеров были единственно правильными или самыми эффективными, то никто никогда не побеждал бы их на рынке. Они менее гибки и перемены в них проходят медленнее. Они не в состоянии быстро реагировать на изменения рынка. Поэтому ваши методы могут оказаться лучше. Помните об этом, ведь вы можете работать эффективнее.
1. Не обязательны, но весьма вероятны следующие трудности:
a.Сопротивление отдельных сотрудников;
b.Необходимость дополнительных трудозатрат, в том числе - руководителей компании;
c.Возможность возникновения разногласий между подразделениями и сотрудниками при принятии решений о функционале системы, изменении их обязанностей и объема выполняемой работы;
d.Необходимость дополнительного обучения сотрудников.
2.Понимание вами и вашими сотрудниками текущих бизнес-процессов и целевого состояния бизнеса (что и как должно работать) после внедрения системы автоматизации. Это понимание должно найти отражение в Техническом задании. Чем более детально оно составлено, тем меньше головной боли в процессе внедрения у вас и ваших подрядчиков и тем меньше поводов обвинять друг друга во всяких неприятных вещах. Причем такие обвинения могут приводить к деструктивному состоянию проекта. Не поленитесь как можно детальнее описать то, что вы хотите получить. Эту работу вместе с вами могут и должны выполнять сотрудники поставщика. В таком режиме работа поставщика заключается в том, чтобы описать необходимые параметры системы и задавать вопросы, ответы на которые помогут пониманию требований заказчика (в том числе и им самим). Если понимание руководителя группы внедрения далеко от ясности, усилия поставщика потребуются в большем объеме и он, для успеха проекта, должен будет заниматься анализом происходящего в вашей компании. Такой труд - совершенно отдельная услуга и она должна быть оплачена отдельно. Нужно понимать также, что не каждый поставщик решения возьмется за такую работу или, взявшись, сможет выполнить ее качественно.
3.В случае, если ваши запросы не могут быть удовлетворены в рамках предлагаемой системы крупного разработчика (сам "скелет" программы не позволяет это сделать), интегратор попробует предложить решить эту проблему на уровне изменения бизнес-процесса. Но переделывать программу на уровне системы (или "скелета") никто не станет ни за какие деньги. Небольшой разработчик может оказаться гораздо гибче.
4.Сотрудник или группа сотрудников, ответственных за внедрение системы в компании - группа внедрения, совершенно необходимы. Помимо детального понимания работы он (ответственный сотрудник или руководитель группы внедрения) должен обладать способностью заставлять вещи происходить. Иными словами, он должен иметь полномочия (возможно, в определенных рамках) принимать решения и управлять процессом внедрения в компании без постоянных обращений к высшему руководству, иначе процесс может занять неопределенное время: таких решений требуется масса.
5.Выбор момента начала внедрения очень важен. Внедрение новой системы - очень непростой и ответственный период в жизни компании. Он требует некоторого дополнительного напряжения в зависимости от глубины затронутых процессов. Не стоит, по возможности, выбирать наиболее загруженные периоды в жизни компании для внедрения системы автоматизации. Лучше не делать этого в конце отчетного периода или во время сезонного подъема продаж, когда сотрудники и так работают напряженнее обычного.
6.Заказчик обязан объяснить своим сотрудникам важность происходящего и его неизбежность. В интересах компании нужно обеспечить понимание такой необходимости всеми ключевыми сотрудниками до начала внедрения. Процесс внедрения - стрессовое состояние компании и сотрудников. Их позитивный настрой ускорит и облегчит компании такой переход. Вряд ли существуют компании, в которых все были счастливы такими переменами. Это смена, пусть и не самого продуктивного, но рутинного и привычного образа жизни. А люди склонны противиться переменам. Чем лучше сотрудники будут понимать происходящее, тем легче будет всем. Ваша задача сфокусировать внимание и усилия ваших сотрудников на желательном результате.
7.Иногда заказчики (или их отдельные сотрудники) бывают разочарованы результатами внедрения. Нередко виной этому их иллюзии и завышенные ожидания, базирующиеся на недостатке информации:
a.Делать ничего не надо, программа сделает все сама;
b.Хорошая система не дает сбоев;
c.Все сотрудники будут довольны;
d.После внедрения системы можно все получать нажатием одной кнопки.
Что ж, перед тем, как решиться на такой шаг, как автоматизация, следует помнить:
- Все в системе делают ваши сотрудники. Что они туда "погрузят", тем только и можно оперировать. Чем больше параметров вы хотите знать и анализировать, тем больше придется "погружать" в систему, а следовательно и работать сотрудникам (хотя бы в самом начале при наполнении базы данных значениями этих параметров, а иногда и далее).
- Вы хотите иметь очень гибкую систему, поскольку некоторые требования клиентов или бизнес-процессов формализовать не удается. Будьте готовы к тому, что требуемый уровень подготовки сотрудников для работы в такой системе будет выше. Или слабо подготовленные сотрудники будут совершать ошибки. Чем больше возможностей выбора у оператора - тем выше вероятность ошибки. И, соответственно, наоборот. Человеческий фактор полностью исключить почти невозможно. Можно только уменьшить возможные последствия обучая сотрудников, регулируя их возможности выполнять те или иные операции или сужая функционал системы.
- Иногда и хорошая система дает сбои. Это нормально. Причин может быть множество, включая и оборудование и действия пользователей, ведь сложная система - не молоток. Важно, по каким причинам и как часто они происходят и к каким последствиям приводят.
- Все не могут остаться довольны новой системой. Это не попытка оправдать поставщика, это - жизнь. Все ли всем довольны, покупая автомобиль определенной модели?
Если понимать цель внедрения, то обратить внимание нужно прежде всего на то, насколько удовлетворены ваши собственные требования: обеспечение определенного функционала, производительности труда, скорости оформления документов, возможности контроля и анализа. Конечно, если все или большинство не довольны - нужно серьезно разбираться в причинах. Прежде, чем обвинять поставщика, нужно изучить ситуацию в компании. Причины могут быть следующие:
- Сотрудники перегружены вводом ненужных параметров, оформлением ненужных документов
- Усложнены отношения между бизнес-единицами (например, бухгалтерия - отдел продаж)
- Неправильно или нелогично описаны бизнес-процессы, что привело к выполнению ненужной работы
- Непонимание сотрудниками необходимости выполнения тех или иных операций
- Нежелание изучать возможности новой системы
- Внутренние конфликты, не имеющие отношения к системе
- Что-то еще
Как видно, почти все эти причины относятся исключительно к проблемам управления компании-заказчика. Если же поставщик консультировал заказчика в отношении бизнес-процессов и их оптимизации, то и он несет ответственность за них. Конечно, если заказчик действовал в соответствии с его рекомендациями.
Действительно, многое можно получить нажатием одной кнопки, но для этого нужно очень хорошо понимать, как это получается в жизни. Если есть алгоритм - это возможно. Если алгоритма нет - придется нажимать на кнопки еще и, возможно, еще.
Есть хорошая притча про цену:
Однажды некая дама увидела известного художника, который делал наброски, сидя на улице. Она обрадовалась такой удаче и попросила сделать что-нибудь и для нее. Художник несколькими движениями набросал что-то и протянул ей. Она спросила:
- Сколько же я должна Вам, маэстро?
- Пять тысяч франков, мадам.
- Да ведь Вы и пяти минут не потратили на это!
- Ошибаетесь, мадам. Я потратил на это всю свою жизнь.
Представьте: приходите в ресторан японской кухни, а в меню - суши по 75 копеек. Что это? Обман? Или их уже кто-то ел? Вряд ли кто-то осмелится есть это. Но кому не приходила в голову мысль, что 100 рублей за 30 граммов рыбы с рисовым шариком - это чересчур? Это парадокс.
Каждый сам определяет честную цену на тот или иной продукт сообразно собственному, не всегда исчерпывающему представлению о предмете. Посетитель, имеющий отношение к доставке рыбы в этот ресторан, определит эту цену отталкиваясь от цены, по которой он поставляет эту рыбу туда. Человек, видевший цену на рыбу или рис в магазине - на основании своего опыта. Владелец ресторана - зная собственные затраты на содержание помещения, на закупку оборудования, на взятки СЭС и пожарным или на оплату детского труда катающих рисовые шарики казахских "японцев", или просто, зная цену на рынке. Человек же далекий от всего этого будет просто фантазировать. Но, несмотря на то, что цена в 100 рублей большинству кажется слишком высокой, за 75 копеек мало кто отважится отведать суши с каким-нибудь гребешком или желтохвостом.
Так и с системой автоматизации. Каждый сам определяет "честную" цену за то, что хочет получить. Но объективно к этому подойти трудно. Факторов, влияющих на оценку стоимости заказчиком много, но основные перечислены ниже:
- Рынок программного обеспечения России: никому не нужно рассказывать, сколько стоит ПО на любом лотке или радио-рынке: 100-150 рублей - и вы обладатель любого софта стоимостью от 10 долларов до тысяч и тысяч. Это чудесный фон для формирования представлений о цене. Странно, кстати, что мало кто удивляется цене в $200 на поддельные джинсы некой марки, когда оригинальные стоят в США $30-$40.
- Представление о стоимости и трудоемкости написания программ: квалификация, количество и стоимость специалистов помноженные на время плюс изучение рынка и предмета, не говоря уже о недюжинной воле. Мало кто пытался представить себе эти затраты.
- Понимание, что система автоматизации после ее внедрения долгое время невидимо выполняет огромную работу, обеспечивая многие возможности бизнеса. Эту работу перестают замечать. А ценить то, чего не замечаешь, очень сложно.
- Отношение к средствам, уплаченным за систему автоматизации, именно как к затратам. Однако правильнее рассматривать их как инвестиции в нематериальные средства производства.
Некоторые руководители или сотрудники имеют мобильный телефон стоимостью в 700 - 1000 долларов, хотя используют возможности аппарата процентов на 5. Когда речь заходит о стоимости рабочего места системы автоматизации, 1000-1500 долларов могут показаться кучей денег. Иногда внедрение системы автоматизации окупается в течение нескольких месяцев, благодаря уменьшению потерь, организации денежных потоков, ускорению и повышению качества обслуживания клиентов. Разве руководить отлаженным бизнесом (или владеть им), где сотрудники занимаются зарабатыванием денег, а не изготовлением отчетов и "коленочными" подсчетами расхождений менее престижно, ценно и полезно, чем иметь хороший автомобиль или дорогой телефон? Простое сравнение даже сумм имеющихся потерь, не говоря уже об увеличении прибыли в будущем, со стоимостью системы автоматизации часто дает представление об истинной ценности такого приобретения.
Что же такое цена в случае внедрения системы автоматизации?
Как правило, реальная стоимость решения состоит из:
1.Стоимость консалтинга - исследование бизнес-процессов, рекомендации по их корректировке (если необходимо).
Иногда заказчик не представляет себе детально то, что он хочет получить на выходе, поскольку мало пока компаний и сотрудников, имеющих опыт внедрения систем автоматизации. И тут поставщик решения (или его партнер) может оказать помощь в анализе действующих бизнес-процессов, чтобы их откорректировать и сформулировать техническое задание. Консультанты изучат, что ваша компания производит, как она получает сырье или товары, хранит их и перерабатывает, кому и как продает, как получает средства, как взаимодействует с банком, как учитывает активы, какие документы регистрирует, оформляет и какую отчетность ведет. Стоимость может составлять сумму от нескольких тысяч до сотен тысяч долларов США, в зависимости от исполнителя и сложности задачи. Сроки исполнения - от нескольких дней до месяцев.
2.Стоимость лицензий ПО.
Самая простая для понимания сумма: от нескольких сот до нескольких тысяч долларов США в зависимости от ценовой политики производителя системы и количества приобретаемых лицензий. Это - вознаграждение разработчика. В принципе, продукт можно получить сразу после оплаты.
3.Стоимость внедрения.
Эта сумма является вознаграждением интегратора, который и имеет дело с заказчиком. Сумма, как правило зависит от сложности решения, затрат сил и времени. В обычном среднем случае интеграторы просят до 200% от стоимости лицензий. Эта сумма покрывает:
- помощь в написании и согласование технического задания,
- настройка ПО под задачи заказчика,
- тестирование решения,
- внесение изменений и исправление ошибок,
- обучение
- помощь в переходе на новую систему
Дополнительно могут быть оказаны услуги по переносу имеющихся данных в систему из прежнего ПО, что-то еще.
4.Стоимости оборудования, необходимого для работы системы.
Увы, часто при работе с недорогими продуктами системные требования в начале работы могут быть невысоки. Но по мере наполнения базы данных они растут так быстро, что технику вам приходится менять очень часто. Известно, сколько это стоит. Став, в известном смысле, рабом системы, вы вынуждены тратить на обеспечение ее работоспособности деньги, превышающие в разы ее стоимость. И, в конце концов, упретесь в возможности "железа", как в стену. Поэтому прежде, чем выбрать систему из тех, что могут обеспечить необходимый вам функционал, стоит ответить на вопрос: будет ли она работоспособна при возросшем объеме операций, скажем, через год? Через 3 года? Через 5 лет? Сможет ли она построить отчеты или проводки за разумное время? Что для этого потребуется от вас? Не стоит верить рассказам, что вот пока так, а через год мы перейдем на новую платформу и вы испугаться не успеете. А если успеете? Если объем операций у вас небольшой, то ответ на эти вопросы может и не повлиять на ваш выбор. А если их сотни, тысячи или десятки тысяч в день? Чем вы рискуете?
5.Стоимости обслуживания.
Распространенный случай - 15-25% от общей стоимости лицензий и внедрения в год. На что, обычно, стоит рассчитывать за эти немалые деньги?
- Некоторое количество часов очных консультаций или по телефону
- Предоставление обновления системы в случае выхода его у производителя (заметьте, что стоимость установки этого обновления в эту сумму может не входить)
- Выезды специалиста в случае сбоев. Нужно заметить, что если сбои произойдут по вине вашего персонала или техники - за такой вызов могут быть выставлены счета.
Кстати, покупка продукта с открытым кодом позволит повысить вашу независимость от поставщика в будущем и сократить расходы на поддержку и обслуживание.
Нужно помнить, что успешность бизнеса поставщика зависит от денег, полученных им за свои услуги. Если этих денег будет мало, рассчитывать на такого поставщика в будущем не стоит: он просто не выживет.
Иногда кажется, что ничего особенного поставщик не продает и ему ничего не стоит сделать почти любую скидку. Это - распространенная ошибка. Конечно, имеет смысл иногда проявить определенную гибкость, но мы помним, что чрезмерная готовность идти клиенту навстречу ставит под угрозу возможность нормальной работы с ним и другими клиентами в будущем.
Если вы хотите сервиса, качества и надежности, нужно платить за то, чтобы поставщик был способен вам это предоставить. Если поставщик сделал все, чтобы вам было хорошо, он заработал свои деньги.
Что такое OCTOPUS и что он "умеет"?
Задать вопрос